Tem dia que simplesmente não rende. Você chega cedo no trabalho, sai depois do horário e parece que quase nada das suas tarefas foi feita ou todas elas foram iniciadas, mas poucas, ou nenhuma, finalizadas. Se essa situação é uma realidade na sua vida, não se preocupe: você não é a primeira e nem será a última pessoa a passar por isso.
A verdade é que produtividade sempre vai ser um tema delicado e fonte de preocupações, uma vez que normalmente está atrelada à permanência do colaborador na empresa. Entretanto, a boa notícia é que existem conceitos e ferramentas úteis para você ser mais produtivo no trabalho sem precisar comprometer seu horário.
O primeiro passo é ter um panorama claro do que você precisa fazer e quais os prazos de entrega. Para Lucas Mendes, cofundador da Revelo, plataforma online que conecta profissionais com empresas e tem no portfólio companhias como Banco Itaú, 99, Hospital Albert Einstein e Grupo Pão de Açúcar, o método GTD - Get Things Done - pode ser um bom ponto de partida. “Traduzido livremente como ‘Fazendo com que as coisas sejam feitas’, o conceito foi criado pelo norte-americano David Allen e divide o processo de trabalho em cinco passos”, comenta Mendes.
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Segundo o cofundador da Revelo, eles são: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar, sendo que, na prática, as etapas consistem em listar as tarefas, definir quais são as prioritárias para montar um roteiro e, aí sim, começar a trabalhar. O GTD é a filosofia que você precisa para se organizar e, por consequência, ser mais produtivo.
A precisão vem da cozinha
Uma das técnicas mencionadas por Lucas Mendes é a Pomodoro e, como o próprio nome diz, vem da Itália. Conta-se que Francesco Cirillo usou um cronômetro de cozinha para organizar seu tempo. O método tornou-se muito popular entre estudantes que estão para prestar exames importantes, como o vestibular.
“A ideia é trabalhar por ciclos, cronometrando o tempo. Essa proposta consiste em trabalhar por 25 minutos sem interrupções e, quando esse período for completado, descansar por 5 minutos. Isso deve ser feito por quatro vezes. Então, o tempo de descanso se torna mais longo, variando entre 15 e 20 minutos. Depois, os ciclos podem ser recomeçados”, ensina ele. Mendes diz ainda que o foco é primordial para ter sucesso, então o método é ótimo para aplicá-lo.
Quando você já estiver dominado o Pomodoro, ainda é possível turbiná-lo com outra técnica, a Lei de Parkinson. “A técnica significa justamente estipular limites para si mesmo, aplicando prazos mais curtos do que realmente são exigidos de você pela empresa. É preciso ter disciplina, mas quem coloca essa lei em prática aumenta a produtividade e elimina a procrastinação”, comenta Lucas Mendes.
A revolução post-it
Ter uma referência visual pode te ajudar muito a ser mais produtivo no trabalho. Post-its com cores e formatos diferentes são uma forma de organizar tarefas e processos para identificar e otimizar o fluxo de trabalho. “Cada vez que uma atividade é completada, você consegue rever seu fluxo de trabalho”, explica o executivo.
O conceito é conhecido como Kanban, “sinalização” em japonês, e surgiu na Toyota, nos anos 1950. “A técnica Kanban utiliza o modelo de gestão visual das atividades. Nesse caso, a lista de tarefas é dividida em três seções: itens que devem ser feitos, itens nos quais você está trabalhando no momento e itens finalizados”, conclui ele. Agora que você já conhece as ferramentas certas, é o momento de adequá-las ao seu dia a dia e aumentar sua produtividade. Repense nisso!